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国家体育总局文书档案管理办法
发布时间:2010-03-25


(1999年10月14日国家体育总局发布)


第一章 总 则


    第一条 为了加强国家体育总局(以下简称"体育总局")档案工作的业务建设,实现档案工作规范化,提高档案的科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,制定本办法。
    第二条 体育总局在工作活动中直接形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体的文件材料(包括照片、录音带、录像带、软盘、印模等非纸质材料)均属归档范围。
    第三条 各种专门档案,如会计、基建、保卫、科技等各类文件材料,按照国家有关规定进行立卷归档。
    第四条 凡属立卷归档的文件材料,体育总局机关由各厅、司、局(以下简称各部门)分别立卷,办公厅集中统一管理;直属单位由各处室分别立卷,办公室集中统一管理,任何部门和个人不得分散保存档案。


第二章 立卷任务的划分


    第五条 各部门负责本部门主办文件材料的立卷。
    第六条 举办全国性的单项体育比赛形成的文件材料,由主管项目运动管理中心立卷。
    第七条 举办全国性或洲以上的综合性运动会及其它重大国际体育比赛形成的文件材料,按照《大型运动会档案管理办法》的有关规定,由承办单位整理立卷,运动会结束后将正本或复印件向办公厅移交。
    第八条 参加在国外举行的奥运会、亚运会等综合性体育比赛形成的文件材料,综合性的由对外联络司立卷,技术性的由竞技体育司立卷。
    第九条 参加在国外举行的单项体育比赛形成的文件材料,综合性的由对外联络司立卷,技术性的由各项目运动管理中心立。
    第十条 两个部门以上会签的文件,由主办部门立卷。
    第十一条 体育总局与其他部、委的联合行文,以体育总局为主的,立卷存定稿(原稿)和正本;不以体育总局为主的,立卷存复印件和正本。
    第十二条 全国性重要会议形成的文件材料,由办公厅和政法司根据各自的职能分别立卷。各种专业性会议形成的文件材料由主办部门立卷。
    第十三条 凡经中央政治局委员、中央书记处书记、国务院副总理、全国人大副委员长和全国政协副主席以上领导同志审批、修改过的文电原稿,由办公厅局长办公室退主管部门立卷。以上领导同志有关体育工作的讲话、谈话记录、题词等,由记录人整理后交办公厅局长办公室统一立卷。


第三章 立卷要求


    第十四条 以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则,灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征,区别不同价值(保管期限)进行立卷。
    第十五条 立卷人在立卷时,必须确定文件是否办理完毕,文件、文件稿本及文件材料是否完整、齐全。
    第十六条 同一问题、同一会议、同一比赛、同一案件的文件以及正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,应当立在一起,不得分开。
    第十七条 文件和电报、电传应当按照内容的联系,合并整理、立卷,传真件须复印后存档。
    第十八条 一般文件放在写成年;跨年度的文件放在办结年;年度计划、总结、报表、预决算等文件放在针对年;长远计划放在针对的头一年;法规性的文件放在公布或批准的年度;非诉讼案件放在结案年;专门年度形成的文件按专门年度立卷;为某项工作或某次会议准备的文件或参考材料,应当与该项工作或该次会议的文件一同立卷。
    第十九条 照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品。印模等,应与相关的纸质文件材料一同归档,声像材料应标明时间、地点、内容和作者。
    第二十条 案卷厚度不得超过2厘米。
    第二十一条 卷内文件的排列按照时间顺序或重要程度排列。
    下列情况的排列方法是:
    (一)密不可分的文件批复在前,请示在后;正本在前,定稿在后;正件在前,附件在后。
    (二)重要文件的历次稿,最后定稿在前,其它历次稿依次排列。
    (三)奖惩、信访、案件等类型的文件材料,结果、结论。判决性材料在前,依据性文件材料在后。
    第二十二条 编写卷内文件页号。卷内文件材料经过系统排列后,应当统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角铅笔填写页号。
    第二十三条 填写卷内目录。卷内目录上的各个项目应当用钢笔填写齐全,字迹工整。一份文件包括正本和定稿,为一个顺序号。文号是指文件的发文字号。责任者是指制发文件的组织即文件的发文机关,以印章为依据。标题不得更改或简化,标题结构不完整,缺少问题部分的应加以补写,没有标题的文件应当根据文件内容拟写标题。日期是指文件的成文日期。填写目录页号时,前面的各份文件只填写起页号,最后一份文件填写起止两个页号。卷内目录放在卷首。
    第二十四条 填写卷内备考表。备考表用于填写卷内需要说明的情况。应当写明卷内文件的实有页数,文件和文件稿本是否齐全,并填写立卷人、检查人(指处负责人)及日期。卷内备考表放在卷尾。
    第二十五条 填写案卷封面。
    (一)案卷封面上的各个项目应当以厅、司、局为单位统一填写,字迹工整、清晰。部门、标题、年度三项用钢笔或毛笔填写,其余各项用铅笔填写,不得使用圆珠笔或彩色笔。
    (二)案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容,一般包括作者、问题、名称三部分。
    (三)案卷的保管期限须按照《国家体育总局文书档案保管期限表》确定。
    (四)年度指案卷归属的时间。
     第二十六条 案卷装订。
    (一)案卷装订前应当对文件材料进行全面检查。对破损的文件材料,应当进行修补。装订部位过窄或装订部分有字迹的文件,要用纸加衬边。纸面过小的书写材料,要加贴衬纸。纸张大于卷皮的文件材料,要按卷皮大小折叠整齐。对字迹模糊或褪色的文件材料,应当予以复制或附上誊写清楚的手抄稿。复制件附于原件后一并归档。重要外文文件应当译成中文。
    (二)案卷由立卷人装订,文件的左侧和下方要对齐,在左侧用双线三孔装订。装订要做到结实、整齐、不掉页、不倒页。不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。装订长度在16厘米左右。
  
(三)装订时要去掉文件上的曲别针、大头针、订书钉等金属制品。


第四章 归档时限和要求


    第二十七条 凡具有保存价值的文件材料,均应在第二年的第一季度前,机关由各部门秘书将案卷集中,统一向办公厅档案处归档;直属单位由各处室分别立卷,交办公室集中统一管理。
    第二十八条 归档时。机关各部门秘书和各直属单位办公室负责档案工作的人员.应当对案卷质量进行检查,对案卷进行系统排列(如按处、按项目顺序排列),并填写案卷目录一式2份。案卷目录上的标题必须和案卷封面上的标题一致。


第五章 档案的利用


    第二十九条 办公厅保管的档案主要供体育系统使用,不对社会开放。
    第三十条 借阅档案的审批、登记手续。
    (一)借阅本部门的档案一般不须经过审批手续;
    (二)借阅其他部门未经公开的档案,须经档案所属部门的领导批准;
    (三)借阅党务、纪检、监察、人事、审计、保卫等方面的档案,须经有关主管部门领导批准;
    (四)借阅党组的档案须经办公厅领导批准;
    (五)直属单位和外单位借阅档案,必须持本单位介绍信,注明利用者的身份,利用档案的目的与范围,经办公厅领导或相关部门领导批准;
    (六)借阅者应填写"借阅档案登记表"。
    第三十一条 重要档案只能在档案处查阅,不得借出。
    第三十二条 借阅档案者必须遵守以下规定:
    (一)对所借档案应当妥善保存,注意保密,保持档案原貌的清洁、完整与安全。不得转借,不准在案卷上标注符号,不准涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案,不准擅自出版、公布和复印档案,不得擅自将档案带出机关。
    (二)借阅者出差、出国、休假或调动工作时,应将所借档案全部归还档案处。
    (三)借阅档案的期限为1个月,到期不能归还,应办理续借手续。
    第三十三条 借阅者如有违反第三十一条的行为,将按照《档案法》的有关规定酌情给予如下处罚:
    (一)通报批评;
    (二)赔偿损失;
    (三)罚款;
    (四)没收非法所得;
    (五)追究行政责任;
    (六)追究法律责任。
    以上处罚,可单独或合并使用。


第六章 档案的保密


    第三十四条 各厅、司、局和各直属单位工作人员应当严格遵守国家有关保密的法律及行政法规,确保档案的安全。
    (一)档案在未向社会开放前,任何组织和个人无权公布档案内容,或擅自扩大利用范围。
    (二)严禁将档案带往国外、外地、家中及公共场所。严禁邮寄档案。外出工作必须携带档案时,必须经主管领导批准,并采取必要的安全措施。
    (三)不得在公共场所和家属、子女、亲友面前,或在电话和通信中谈论档案的秘密问题。
    第三十五条 违反档案保密制度,私自提供、抄录、扩散和公布档案的内容,造成失密、泄密事故的;私自将档案赠送和出卖给外国人的;私自携运和邮寄档案出境的,对直接责任者,应限期追回有关档案(包括档案复制件),并追究其法律责任。
    第三十六条 销毁档案必须登记造册,经主管领导批准,派专人监督销毁。


第七章 档案库房管理


    第三十七条 档案人员要忠于职守,确保档案的完整与安全。
    第三十八条 档案库房是机要重地,非档案工作人员不得随便进入。因公需要进人者,必须由档案人员陪同。
    第三十九条 根据库房温度、湿度的要求,做好通风、降温、去湿工作。
    第四十条 保持库房设备整洁,力求做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。
    第四十一条 库房内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品及酸碱腐蚀性化学制品。
    第四十二条 库房内的消防设备应当经常检查,使之保持完好。
    第四十三条 人离库房要断电、锁门。
    第四十四条 库内所保管的档案一年进行一次全面清查,发现问题及时向分管领导报告,并采取积极有效措施,保护档案安全。


第八章 附 则


    第四十五条 本办法自下发之日起施行。1996年11月25日修订的《国家体委机关文书档案管理办法》同时废止。

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